Przepis art. 226 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – dalej k.p., nakazuje przeprowadzenie i dokumentowanie oceny ryzyka oraz poinformowanie o ocenie pracowników. Zgodnie z § 39a ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy z późn. zm. (tekst jedn.: Dz. U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650 z późn. zm.) dokument potwierdzający dokonanie oceny ryzyka zawodowego przez pracodawcę powinien uwzględniać w szczególności:
1) opis ocenianego stanowiska pracy, w tym wyszczególnienie:
a) stosowanych maszyn, narzędzi i materiałów,
b) wykonywanych zadań,
c) występujących na stanowisku niebezpiecznych, szkodliwych i uciążliwych czynników środowiska pracy,
d) stosowanych środków ochrony zbiorowej i indywidualnej,
e) osób pracujących na tym stanowisku;
2) wyniki przeprowadzonej oceny ryzyka zawodowego dla każdego z czynników środowiska pracy oraz niezbędne środki profilaktyczne zmniejszające ryzyko;
3) datę przeprowadzonej oceny oraz osoby dokonujące oceny.
Polska Norma zaleca przeprowadzanie oceny ryzyka zawodowego okresowo i zawsze wówczas, gdy wykorzystywane do jego oceny informacje straciły swoją aktualność, a w szczególności w następujących przypadkach:
- przy tworzeniu nowych stanowisk pracy,
- przy wprowadzaniu zmian na stanowiskach pracy (np. technologicznych lub organizacyjnych),
- po zmianie obowiązujących wymagań, odnoszących się do ocenianych stanowisk pracy,
- po wprowadzeniu zmian w stosowanych środkach ochronnych.
- Powinno to się odbywać również:
- po wykonaniu pomiarów czynników szkodliwych w środowisku pracy (o ile ich wyniki zasadniczo różnią się od poprzednich lub są wykonywane po raz pierwszy),
- po zaistnieniu wypadku przy pracy.